Jeśli nie radzisz sobie z samodzielnym niszczeniem dokumentów, które wymknęły się spod kontroli jakiś czas temu i zasypały Twoje biuro i przestrzeń archiwalną, decyzja o skorzystaniu z usług firmy zajmującej się utylizacją dokumentacji jest doskonałym pomysłem. Tylko jak wybrać tę najlepszą? Wybór firmy zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji może dostarczać nie lada problemów przez wzgląd na sporą konkurencję na rynku oraz niewiedzę, jakimi kryteriami powinno się kierować przy selekcji kandydatów. Idealnym rozwiązaniem byłby wybór z polecenia zaufanej osoby, jeśli jednak nie masz na kogo się zdać w tym zakresie, posłużymy się racjonalnymi argumentami, które pozwolą Ci na wybór najlepszej dostępnej opcji.
Czynniki ograniczające
Zacznijmy od początku, czyli od tego, co Cię ogranicza przy wyborze firmy niszczącej dokumentację? Choćbyś natrafił na prawdziwy, nieoszlifowany brylant i tak głównym czynnikiem, który zadecyduje o skorzystaniu z jej usług będzie aspekt geograficzny, związany z lokalizacją Twojego przedsiębiorstwa i zakresem działania firmy outsourcingowej. Po pierwsze powinieneś przepatrzeć dostępne opcje w swojej okolicy, a dopiero na podstawie wyników, które otrzymasz, szukać potencjalnie najlepszego wyboru. Drugim ograniczającym Cię czynnikiem jest budżet, który może nakładać pewne ograniczenia na Twoje przyszłe decyzje – zbyt wygórowanych cen nie przeskoczysz. Z drugiej strony aspekt finansowy nie powinien być w żadnym razie jedynym czynnikiem determinującym wybór w myśl zasady „jak tanio to biorę!”.
Podstawowe wymagania
Każda firma działająca w sferze profesjonalnego niszczenia dokumentów powinna spełniać szereg podstawowych wymagań. Będzie potrzebować własnej niszczarni, odizolowanej od osób trzecich, niszczarek przemysłowych dostosowanych do szybkiej utylizacji dużej ilości dokumentów oraz wykwalifikowany personel. Nie obejdzie się także bez sztywnych instrukcji bezpieczeństwa, aby wyeliminować wszelkie możliwości sprzeniewierzenia informacji – monitorowane pojazdy do odbierania materiałów, plombowane pojemniki na dokumenty, rejestracja procesu niszczenia na video i wydawanie niezbędnych dokumentów na każdym etapie zlecenia (protokół zdawczo-odbiorczy, umowa powierzenia danych, certyfikat potwierdzający zniszczenie). Dobra firma powinna Ci również umożliwić wgląd w każdy etap jej pracy, tak abyś miał pewność, że wszystko odbywa się zgodnie z planem i zachowaniem procedur bezpieczeństwa.
Doświadczenie i renoma
Jeśli nie możesz skorzystać z polecania zaufanych osób, zdaj się na informacje i opinie, jakie znajdziesz w Internecie na temat danej firmy outsourcingowej. Choć w sieci szerzą się skrajności, renomowane przedsiębiorstwa i tak będą mieć dobrą średnią wśród ocen i komentarzy. Przy wyborze najlepszej firmy zwracaj także uwagę na jej staż na rynku i raczej unikaj świeżynek. Nowopowstałe firmy mogą nie posiadać jeszcze wypracowanych standardów bezpieczeństwa, a wyciek danych może nieść katastrofalne skutki. Jeśli firma istnieje na rynku od kliku, kilkunastu lat oznacza to, że zdobyła zaufanie klientów i wciąż radzi sobie na trudnym rynku, wśród dużej konkurencji.
Firma, która sprawdzi się w każdej sytuacji
Idealna firma będzie charakteryzowała się indywidualnym podejściem do każdego klienta oraz szeroką gamą oferowanych usług. Wybieraj firmę zawsze w ten sposób, aby móc skorzystać z jej usług niezależnie od sytuacji, w której się znalazłeś. Najlepsza firma z branży niszczenia dokumentów będzie zajmować się utylizacją dokumentów papierowych oraz innych nośników danych (co wcale nie jest standardem w tej branży, gdyż sprzęt do niszczenia dysków twardych, zgodny z normą DIN 66399, wymaga większych nakładów finansowych i nie każda firma go posiada). Przed wyborem sprawdzaj, czy firma trudni się tym, czego aktualnie potrzebujesz i czego być może będziesz potrzebował w przyszłości.Dobrze, żeby przedsiębiorstwo miało w swojej ofercie cykliczne niszczenie, prowadziło system szafek RODO, zajmowało się masowym niszczeniem dokumentacji albo świadczyło usługę mobilnego niszczenia dokumentów.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów
