Problem zalegających dokumentów papierowych, a także płyt CD czy elektronicznych nośników danych w przedsiębiorstwach zaliczanych do średnich i dużych można rozwiązać dzięki systematycznemu utylizowaniu dokumentacji z zachowaniem obowiązujących przepisów prawnych. Zadanie to można powierzyć wyspecjalizowanym jednostkom zajmującym się mobilnym niszczeniem dokumentów, jak również odbiorem dokumentacji zawierającej dane osobowe.
Niszczenie masowo zalegających dokumentów w dużym przedsiębiorstwie. Proces zgodny z RODO i normami
Powstawanie, jak również przetwarzanie dokumentacji papierowej to proces, który zachodzi w każdym dużym przedsiębiorstwie, niezależnie od profilu prowadzonej działalności. Spora ilość dokumentów, które są docelowo przeznaczone do utylizacji, zawiera poufne dane, w tym także dane osobowe, również te wrażliwe dla firm. Chodzi tutaj przede wszystkim o informacje gospodarcze, ekonomiczne, finansowe czy prawne. Z uwagi na powyższe dokumenty przeznaczone do utylizacji muszą być przechowywane i niszczone zgodnie z obowiązującymi w Polsce oraz Europie przepisami.
25 maja 2018 roku weszło w życie RODO. Jest to rozporządzenie o ochronie danych osobowych. W myśl RODO przedsiębiorstwa muszą spełniać wymogi stawiane podmiotom przetwarzającym dane osobowe w zakresie ich ochrony. Dlatego surowo zabronione jest przechowywanie danych osobowych przez okres dłuższy niż jest to narzucone przez polskiego lub europejskiego ustawodawcę. Dokumenty powinny być utylizowane zgodnie z obowiązującymi zasadami, głównie z normą DIN 66399, w trzecim stopniu tajności P3. Dotyczy to przede wszystkim dokumentów zawierających dane osobowe, a także informacje poufne.
Jak uniknąć nieprawidłowej utylizacji dokumentów w dużej firmie?
Najlepszym sposobem na poradzenie sobie z dużą ilością dokumentów, zalegających w dużej firmie, jest cykliczne gromadzenie ich i przekazywanie do podmiotów zajmujących się niszczeniem dokumentacji firmowej. Profesjonalna utylizacja niepotrzebnych dokumentów powinna odbywać się zgodnie z obowiązującym prawem, ponieważ niedostosowanie się do postanowień może skutkować sankcjami finansowymi w postaci kar nałożonych na przedsiębiorstwa za nieprawidłowo utylizowane dokumenty. Każde duże przedsiębiorstwo powinno wdrożyć instrukcję postępowania względem przechowywania, przetwarzania, jak również utylizacji dokumentów zawierających dane osobowe i dane poufne, zgodnie z wymogami RODO. Warto wspomnieć, że większość polskich przedsiębiorstw, zaliczanych do kategorii średnich lub dużych, już dawno wprowadziła restrykcyjne wymogi wewnętrzne dotyczące magazynowania dokumentacji i utylizowania jej. Firmy dysponują obecnie zapleczem, które jest przeznaczone do przechowywania dokumentów przeznaczonych do zniszczenia.
Jak przebiega zgodna z prawem utylizacja dokumentów w dużym przedsiębiorstwie?
W przypadku dużej ilości nośników danych, a także dokumentów papierowych, można zamówić firmy oferujące profesjonalne i bezpieczne niszczenie dokumentacji w każdej ilości. To podmioty proponujące dojazd pod wskazany przez właściciela przedsiębiorstwa adres w celu odbioru dokumentów do utylizacji. Korzystanie z usług takich podmiotów jest korzystne, ponieważ nie ma potrzeby samodzielnego organizowania transportu, za pomocą którego dostarczono by dokumenty przeznaczone do utylizacji do wyznaczonych punktów w postaci palarni. Zamówienie usługi odbioru dokumentów do zniszczenia może odbywać się w dowolnie wybranym terminie. Pozwala to na dopasowanie tego procesu do indywidualnego harmonogramu i sposobu funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Działanie to może wykonywać oddelegowany do tego celu pracownik lub dział zajmujący się gromadzeniem, archiwizowaniem, a także czuwaniem nad prawidłowym przebiegiem utylizacji dokumentów w przedsiębiorstwie. Profesjonalne firmy, proponujące transport dokumentów do niszczarni, dają gwarancję tego, że dokumenty ścisłego zarachowania, jak również te zawierające dane poufne, będą znajdować się w zaplombowanych kontenerach. Są pod całodobowym nadzorem kamer i pracowników ochrony. Daje to gwarancję, że dane osobowe i poufne nie trafią w niepowołane ręce.
Przedsiębiorstwa działające na dużą skalę generują dużą ilość dokumentów przeznaczonych do utylizacji. Z powodu tego, że zawierają one nierzadko dane poufne i dane osobowe, wymagane jest niszczenie ich zgodnie z obowiązującymi procedurami prawnymi. Działanie to można powierzyć wyspecjalizowanym firmom oferującym usługi tego rodzaju.
źródło: niszczeniedokumentow.eu
